Document Management System

Les solutions de Document-Management (gestion de documents) facilitent la gestion de documents électroniques. Pour que les projets DMS ne se perdent pas dans des voies sans issue, il faut considérer un processus après l'autre et le faire migrer dans le monde numérique.

Des solutions de Capturing & Distribution sont idéalement complétées par une solution de gestion de documents. Des solutions de gestion de document assistent les clients de Copyfax SA dans le classement électronique de leurs documents. Diverses fonctions telles que la gestion de cycle de vie ou l'attribution de droits d'utilisateurs facilitent la gestion et accélèrent par exemple la recherche de documents. Les solutions d'archivage à long terme utilisées sont révisables et remarquablement étalonnables et sont ainsi très intéressantes pour les petites à moyennes entrerises.

Mais le chemin qui conduit au monde numérique ne doit pas nécessairement se faire en une seule grande étape. Nous recommandons notamment aux plus petites entreprises de numériser un processus après l'autre. Car une stratégie des petits pas conduit également au but, réduit le risque commercial au minimum et mobilise moins de ressources en même temps lors de la planification et l'élaboration du projet. Voici quelques exemples:

Remplacement du serveur de fichiers
Rien que le remplacement du serveur de fichiers et une simple réflexion des données dans un DMS apporte plusieurs avantages. C'est ainsi que l'utilisateur se voit offrir des possibilités supplémentaires pour trouver plus rapidement des documents ou les autoriser pour des utilisateurs spécifiques. La sauvegarde en mémoire de différentes versions devient également inutile.

Distribution centralisée du courrier entrant et classement des contrats de clients
Notamment les entreprises qui ont plusieurs sites sont confrontées au problème que le courrier entrant est réceptionné de façon centralisée et doit être ensuite transmis aux sites. Une solution DMS permet de numériser ces documents et de les mettre immédiatement à la disposition de plusieurs sites, en permettant ainsi de les traiter plus rapidement. Aucune limite n'est fixée à cette occasion à l'intégration dans des systèmes existants. C'est ainsi que, par exemple, des contrats de clients peuvent être sans grand effort classés avec l'ERP ou le CRM correspondant.

Autorisation des factures de créditeurs
L'autorisation de factures de créditeurs peut également être pilotée de façon numérique à travers une fonction DMS propre. Le département financement saisit les factures et détermine de façon claire les personnes ayant les autorisations dans le DMS. Dès que ces dernières ont signé la facture, le service correspond informe automatiquement que la facture a été autorisée pour paiement.